Gérer soi-même le registre des actions ou l'externaliser ?

Un outil d'aide à la décision pour les entreprises suisses

Qui tient le registre des actions en cas d'indisponibilité de la personne en charge de cette tâche ? Combien de temps les demandes de précisions, la mise à jour des données et les contrôles prennent-ils réellement ? Et la solution actuelle est-elle encore adaptée à l'évolution de l'entreprise ?

Le choix de tenir le registre des actions en interne ou de le confier à un prestataire spécialisé relève d'une décision d'ordre organisationnel et économique. Les facteurs déterminants sont les compétences techniques disponibles, les effectifs nécessaires et le coût global de la gestion courante.

Autogestion : expertise et processus au sein de sa propre entreprise

Dans le cadre d'une gestion en interne, l'équipe interne traite les opérations et met à jour les données relatives aux actionnaires. Cette solution peut s'avérer judicieuse lorsque l'entreprise dispose de collaborateurs qualifiés et que la tenue du registre s'intègre bien dans leurs autres tâches.

Il est toutefois possible de dissocier la gestion technique de l'exploitation technique. Une entreprise peut tenir elle-même son registre des actions et utiliser pour cela un logiciel géré en externe. Dans le cadre d'un tel modèle « cloud », le prestataire se charge de l'exploitation de la plateforme conformément à l'accord conclu, tandis que la tenue quotidienne du registre reste du ressort de l'entreprise.

Cette option présente l'avantage de réduire les circuits de décision internes et d'offrir un accès direct à l'expertise interne. Cela suppose toutefois que du temps y soit consacré de manière permanente. Un logiciel facilite le traitement des dossiers ; l'évaluation des cas inhabituels et l'organisation des contrôles restent toutefois du ressort de personnes qualifiées.

La question de la suppléance est donc particulièrement pertinente : une autre personne peut-elle assurer la tenue du registre de manière fiable en cas de vacances, de maladie ou de changement d'emploi ?

Externalisation : confier des tâches opérationnelles à des spécialistes

Dans le cadre de l'externalisation, un partenaire externe se charge des tâches convenues liées à la tenue du registre des actions. Il convient de définir précisément les prestations incluses, par exemple le traitement des inscriptions et des radiations, la correspondance avec les actionnaires ou certaines analyses.

Ce modèle est particulièrement envisageable lorsque les capacités internes sont limitées, que les compétences requises sont détenues par une seule personne ou que l'entreprise ne souhaite pas mettre en place sa propre fonction spécialisée.

Le degré d'allègement de la charge de travail de l'équipe interne dépend de l'étendue des prestations et de la collaboration. Même en cas d'externalisation, il est nécessaire de désigner un interlocuteur interne, de définir des processus décisionnels clairs et de mettre en place des procédures de validation pour les dossiers que le prestataire soumet à l'entreprise.

Avant de signer le contrat, il est donc judicieux d'examiner attentivement les modalités de la collaboration : qui traite quelles demandes ? Quels sont les cas qui font l'objet d'une remontée hiérarchique ? Quels sont les délais de traitement applicables ? Et comment l'entreprise peut-elle consulter les dossiers en cours ?

Quelle formule convient le mieux à votre entreprise ?

Expertise et ressources humaines

La gestion en interne est envisageable lorsque des collaborateurs expérimentés peuvent prendre en charge la tenue des registres de manière permanente et qu'un remplaçant bien formé est disponible. Si les compétences doivent d'abord être acquises ou si le traitement des dossiers dépend fortement d'une seule personne, un partenaire spécialisé peut faciliter la couverture en personnel.

Capacité et coopération

Ce qui est déterminant, c’est de savoir si le traitement courant et les contrôles nécessaires trouvent suffisamment leur place dans le quotidien professionnel. Si ces tâches sont clairement planifiées et que la coordination interne fonctionne bien, cela plaide en faveur de la gestion en interne. Si la tenue des registres entre régulièrement en concurrence avec d’autres priorités, il vaut la peine d’envisager une externalisation. Pour que cette délégation soit efficace, il est indispensable de définir des responsabilités claires et d’assurer des transferts fiables vers le partenaire.

Rentabilité et besoins réels

Comparez les différents modèles pour déterminer lequel offre les prestations requises, avec une qualité adéquate, à un coût global attractif. En cas de gestion en interne, cela inclut les logiciels, le personnel et la relève. En cas d'externalisation, il faut tenir compte de l'ensemble des prestations convenues et de la charge de travail interne restante.

Le nombre d'actionnaires ne suffit pas à lui seul pour prendre une décision. Pour votre analyse comparative, vous devriez également prendre en compte le nombre de dossiers traités, leur complexité et le volume de correspondance. Un registre relativement stable impose des exigences différentes à l'équipe qu'un registre soumis à des changements fréquents et à de nombreuses demandes de précisions.

Comparer les coûts : quels éléments doivent figurer dans la facture ?

Pour permettre une comparaison valable, les deux modèles devraient couvrir le même éventail de prestations.

Dans le cas d'une gestion en interne, le calcul doit inclure, outre les coûts logiciels, le temps de travail consacré au traitement et aux contrôles, à la formation continue, au remplacement et aux prestations informatiques internes. En cas d'externalisation, il convient de prendre en compte, en plus du prix de base, les éventuels frais variables, les prestations spéciales ainsi que les efforts de coordination internes restants.

Vérifiez notamment quelles quantités sont incluses dans une offre et quelles prestations sont facturées séparément. La configuration, la migration des données et le transfert ultérieur des données doivent également être pris en compte dans la comparaison.

Une analyse des coûts complets sur plusieurs années constitue une base pertinente. Elle permet de déterminer si un avantage tarifaire persiste même lorsque l'on tient compte des dépenses ponctuelles et de l'effectif réel. Il n'existe pas de modèle globalement plus avantageux.

Préciser contractuellement les questions relatives à la protection des données et à l'accès

Quiconque confie le traitement de données à caractère personnel à un sous-traitant reste responsable de la protection des données. Le PFPDT souligne expressément que les donneurs d'ordre doivent sélectionner avec soin leur partenaire, lui donner des instructions et, si nécessaire, le contrôler. Cela vaut également pour l'utilisation de services cloud. Source : PFPDT sur le traitement des données en sous-traitance

C'est pourquoi vous devez, pour ces deux modèles, déterminer où les données sont traitées, qui y a accès et quelles sont les mesures de sécurité en vigueur. Convenez également des modalités de transfert complet des données, dans un format exploitable, en cas de changement de prestataire. Vous tiendrez ainsi compte, dès la phase de sélection, de la capacité d'action à long terme de votre entreprise.

Deux modèles avec Devigus

Devigus propose ces deux options : vous pouvez confier la gestion opérationnelle de votre registre des actions à notre équipe ou gérer vous-même votre registre avec AREGIS, un service cloud. Dans le cadre du modèle cloud, Devigus se charge de l'exploitation, de l'hébergement et de la mise à jour régulière de la plateforme. Les données sont hébergées dans des centres de données redondants situés en Suisse. En savoir plus sur la gestion du registre des actions avec Devigus

Souhaitez-vous déterminer quel modèle convient le mieux à votre entreprise ? Ensemble, nous examinerons vos processus, la charge de travail interne et l'étendue des prestations souhaitées. Sur cette base, vous recevrez une offre que vous pourrez comparer à votre solution actuelle.

N'hésitez pas à nous contacter pour un échange sans engagement.

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