Hausse des frais de port à partir de 2027 : comment les entreprises peuvent numériser l'envoi de leurs documents généraux et réaliser des économies

Hausse des frais de port à partir de 2027 : comment les entreprises peuvent numériser l'envoi de leurs documents généraux et réaliser des économies

À compter du 1er janvier 2027, une lettre au format standard envoyée en courrier A coûtera 1,40 CHF au lieu de 1,20 CHF actuellement, et une lettre au format standard envoyée en courrier B coûtera 1,10 CHF au lieu de 1,00 CHF. Parallèlement, la limite de poids pour les lettres standard passera de 100 à 50 grammes. Pour les entreprises qui expédient d'importants volumes de courrier, cela peut entraîner des surcoûts considérables.

La hausse des coûts qui s'annonce est donc une bonne occasion de revoir en profondeur le mode d'envoi actuel des convocations à l'assemblée générale. En envoyant la convocation à l'assemblée générale par voie numérique, on réduit les coûts directs liés aux frais de port, à l'impression, à l'emballage et à l'expédition. Parallèlement, cela permet de simplifier les processus et de mettre en place un canal de communication numérique avec les actionnaires. La réduction de la consommation de papier et des transports physiques peut en outre contribuer à la réalisation des objectifs de développement durable de l'entreprise.

Les frais d'expédition physique ne cessent d'augmenter

Dans le cas d'une convocation à une assemblée générale, les frais ne se limitent pas aux frais de port. Le coût total comprend également le papier, l'impression, l'emballage, la préparation de l'envoi, le traitement des données et la gestion des envois non distribuables.

À cela s'ajoutent les coûts d'opportunité : le temps que les collaborateurs consacrent à la correction des adresses, à la coordination des travaux d'impression, à la vérification des listes d'envoi ou au traitement des retours n'est pas disponible pour la communication ciblée avec les actionnaires et d'autres tâches créatrices de valeur.

Le contexte économique du secteur du courrier devrait rester difficile. Selon le rapport annuel de la Poste suisse, le volume de courrier a baissé de 4,2 % en 2025 pour s’établir à 1,49 milliard d’envois. De ce fait, des coûts en grande partie fixes sont répartis sur un nombre d’envois en baisse. La Poste qualifie donc ce recul structurel du volume de courrier de défi économique majeur. Rapport annuel 2025 de la Poste suisse

Dans le même temps, les attentes des actionnaires évoluent. Pour les jeunes actionnaires, les accès numériques et la disponibilité des informations quel que soit le lieu font de plus en plus partie du quotidien. L'enquête de l'Office fédéral de la statistique révèle des différences marquées dans les compétences numériques des différentes tranches d'âge. On peut en déduire que les besoins au sein de l'actionnariat peuvent varier. Une stratégie de diffusion hybride tient mieux compte de ces différences que le recours exclusif à un seul canal. Office fédéral de la statistique, compétences numériques 2025

Les entreprises ne devraient donc ni tabler sur une baisse à long terme des coûts liés à l'envoi physique, ni miser exclusivement sur un seul canal de communication. Une stratégie d'envoi numérique ou hybride peut permettre de réduire les coûts de fonctionnement tout en tenant compte des différentes attentes en matière de communication moderne avec les actionnaires.

La numérisation permet de réaliser des économies qui vont bien au-delà des frais de port

L'avantage financier est la raison la plus évidente de cette transition. L'allègement des processus internes est tout aussi important.

Grâce à un processus numérique adapté, les préférences d'envoi peuvent être saisies de manière structurée et utilisées pour les envois futurs. Cela permet de réduire les tâches manuelles et de faciliter la préparation. Parallèlement, les informations sont disponibles plus rapidement et les actionnaires peuvent y accéder où qu'ils se trouvent.

Les personnes ayant donné leur accord pour la transmission par voie numérique peuvent également recevoir par ce moyen d'autres communications pertinentes destinées aux actionnaires, dans le respect des préférences enregistrées et des exigences en vigueur. Cela crée ainsi un canal de communication supplémentaire, au-delà de la convocation à l'assemblée générale. Les entreprises peuvent ainsi diffuser des informations de manière plus ciblée, plus rapide et avec moins de charges opérationnelles.

La stratégie de développement durable en bénéficie également. Moins d’envois physiques signifie moins de papier, d’impression, d’emballage et de transport. Cette transition peut donc être intégrée dans une stratégie de développement durable ou « net-zero » en tant que mesure concrète de réduction. Pour une prise en compte et un reporting formels, l’impact sur les émissions doit être mesuré et documenté de manière méthodique et vérifiable. Les normes « zéro émission nette » actuelles donnent la priorité aux réductions concrètes des émissions au sein des processus internes et tout au long de la chaîne de valeur. Initiative « Science Based Targets », norme « Corporate Net-Zero Standard »

Pour les entreprises, cela présente notamment les avantages suivants :

1. réduction des frais de port, d'impression, d'emballage et d'expédition
2. une charge administrative réduite
3. moins de traitement manuel des retours
4. une réduction des coûts d'opportunité au sein des équipes concernées
5. une communication plus rapide et plus régulière avec les actionnaires
6. une utilisation plus facilement mesurable des canaux numériques
7. moins de papier, de matériel et de transport physique
8. une contribution concrète à la stratégie de développement durable et de zéro émission nette

Ce que montre un exemple concret datant de 2026

Un exemple tiré d’une entreprise du SMI illustre bien ce potentiel. Sur les quelque 200 000 actionnaires contactés par courrier, environ 40 000 ont donné suite à la demande formulée dans la lettre. Parmi eux, environ 25 % ont opté pour la réception des communications par e-mail. Cela représente environ 10 000 personnes, soit 5 % de l’ensemble des personnes contactées au cours de la première année.

Cette première étape permet déjà de réduire le nombre d'envois physiques futurs ainsi que les frais d'expédition et les coûts de traitement qui y sont liés.

Cet exemple met en évidence trois points : premièrement, un système d'envoi postal existant peut servir de point de départ ciblé pour la transition vers le numérique. Deuxièmement, il est possible de gagner une part mesurable de l'actionnariat dès la première année. Troisièmement, le potentiel d'économies augmente à chaque nouvel envoi pouvant être effectué par voie numérique.

À ce jour, environ 75 000 actionnaires ont créé un compte sur GVMANAGER-Live. Ce chiffre montre qu’une part importante de l’actionnariat est prête à utiliser des services numériques. Il est essentiel de rendre cette transition simple, compréhensible et digne de confiance.

Comment réussir la transition dans la pratique

La numérisation de l'envoi des documents relatifs à l'assemblée générale n'est pas un projet informatique isolé. Elle concerne les statuts, le registre des actions, la communication avec les actionnaires, les responsabilités internes et le déroulement, soumis à des délais stricts, de la préparation de l'assemblée générale. Cette transition doit donc être planifiée comme un projet transversal.

1. Clarifier le cadre juridique et statutaire

Il convient tout d’abord de vérifier quelle forme de communication est prévue par les statuts et si ceux-ci autorisent l’envoi électronique de la convocation à l’assemblée générale. L’art. 626 CO considère que la forme des communications aux actionnaires fait partie du contenu obligatoire des statuts. Conformément à l’art. 700 CO, le conseil d’administration doit convoquer l’assemblée générale au moins 20 jours avant la date de l’assemblée, sous la forme prévue par les statuts. La mise en œuvre concrète doit être examinée au regard du droit des sociétés et de la protection des données. Code des obligations sur Fedlex

2. Définir la vision et les responsabilités

Avant toute mise en œuvre technique, il est nécessaire de définir clairement les objectifs. Faut-il dans un premier temps se contenter d'envoyer l'invitation à l'assemblée générale par voie numérique, ou bien d'autres informations destinées aux actionnaires suivront-elles ultérieurement ? L'envoi numérique sera-t-il mis en place progressivement ou proposé dès le départ comme option privilégiée pour certains groupes ?

Parallèlement, il convient de définir les responsabilités entre les services concernés, le service de tenue du registre des actions, le service informatique et les partenaires externes. Toutes les parties prenantes doivent savoir qui valide les données, déclenche l'envoi, traite les réponses et prend les décisions en cas de problème.

3. Collecter de manière fiable les données et les préférences en matière de communication

L'envoi numérique ne fonctionne qu'avec des données à jour et des préférences clairement enregistrées. Les adresses e-mail, les inscriptions et le choix du canal de communication doivent être enregistrés de manière structurée et recoupés avec le registre des actions.

Il doit être possible de retracer à quel moment et de quelle manière un actionnaire est passé à l'envoi numérique. Les modifications, les e-mails non remettables et un éventuel retour à l'envoi postal doivent également faire l'objet d'un processus bien défini.

4. Faciliter la transition pour les actionnaires

La première activation peut se faire par le biais d'un courrier postal. Celui-ci doit comporter un appel à l'action clair et permettre un accès aussi direct que possible à l'inscription. On peut par exemple envisager un code personnel ou un code QR menant directement au processus d'inscription.

Les avantages doivent être compréhensibles d'emblée : un accès plus rapide aux documents, une disponibilité quel que soit le lieu et une réduction de la consommation de papier. L'inscription, la confirmation et la connexion ultérieure doivent pouvoir s'effectuer en un minimum d'étapes. Il est tout aussi important de proposer des aides claires et compréhensibles aux personnes qui ont besoin d'un accompagnement lors de la transition.

5. Garantir le bon déroulement du processus critique de l'assemblée générale

Avant le premier envoi numérique, toutes les étapes doivent être testées. Cela comprend l'extraction des données du registre des actions, l'attribution correcte des préférences d'envoi, la mise à disposition numérique des documents et la gestion des messages non distribuables.

Il faut en outre mettre en place un processus de repli bien défini. Si la remise numérique n'est pas possible, il doit être possible de décider en temps utile s'il convient de procéder à un envoi physique et, le cas échéant, selon quelles modalités. Les responsabilités, les points de contrôle et les procédures d'escalade doivent être consignés par écrit avant le début de la saison des assemblées générales.

6. Mesurer l'impact sur plusieurs années

Le succès ne se mesure pas uniquement au nombre de nouveaux comptes numériques. Les entreprises devraient également analyser le volume restant de courrier, la qualité de la distribution, la charge opérationnelle et le coût par actionnaire atteint.

La diminution du nombre d'envois physiques réduit directement les besoins en papier, en impression, en emballage et en transport. Il convient de mesurer et de documenter de manière méthodique et vérifiable si cela entraîne une réduction des émissions pouvant être prise en compte, et dans quelle mesure.

Ce changement ne se résume donc pas à une simple décision ponctuelle en matière d'envoi. Il jette les bases à long terme d'une communication avec les actionnaires plus efficace, plus directe et plus facilement mesurable.

Conclusion

Les ajustements tarifaires annoncés par La Poste à partir de 2027 renforcent la nécessité d'agir. Cependant, le principal avantage de la numérisation réside dans ses effets à long terme : une réduction des frais d'expédition récurrents, une diminution de la charge de travail opérationnelle et un accès plus moderne à la communication avec les actionnaires.

Les entreprises ne sont pas obligées de renoncer complètement au papier d'un seul coup. Une augmentation progressive de la part du numérique suffit déjà à générer des économies mesurables. Pour y parvenir, il est essentiel de disposer d'un processus d'inscription simple, de données fiables, de préférences de communication claires et d'une intégration harmonieuse dans les processus existants de l'assemblée générale.

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