Assemblée générale virtuelle en Suisse : exigences juridiques et techniques

Depuis la révision du droit suisse des sociétés anonymes, les assemblées générales peuvent désormais se tenir entièrement en ligne de manière permanente. Cela ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises : les actionnaires peuvent y participer quel que soit leur lieu de résidence, les contraintes matérielles et organisationnelles sont réduites et les processus liés à l'assemblée générale peuvent être davantage numérisés.

Une assemblée générale virtuelle va toutefois bien au-delà d'une simple retransmission vidéo accompagnée d'un vote électronique. Les exigences légales relatives à l'exercice des droits des actionnaires s'appliquent également dans l'espace virtuel. Parallèlement, l'infrastructure technique devient un élément essentiel au bon déroulement de la réunion.

Les entreprises devraient donc planifier ensemble, dès le départ, les aspects juridiques, organisationnels et techniques.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale virtuelle ?

Lors d'une assemblée générale virtuelle, les actionnaires participent à la réunion exclusivement par voie électronique. Contrairement à une assemblée générale hybride, il n'y a pas de lieu de réunion physique où les actionnaires peuvent se rendre en personne.

Le Code des obligations suisse distingue notamment :

• Assemblée générale en présentiel : participation à un ou plusieurs lieux de réunion en présentiel ;
• Assemblée générale hybride : AG en présentiel avec participation électronique complémentaire ;
• Assemblée générale virtuelle : organisation entièrement par voie électronique et sans lieu de réunion.

Ces possibilités ont été inscrites de manière permanente dans le Code des obligations grâce à la nouvelle loi sur les sociétés anonymes, entrée en vigueur le 1er janvier 2023.

Quelles sont les conditions juridiques applicables ?

L'assemblée générale virtuelle est notamment régie par les articles 701d à 701f du CO.

1. Base statutaire

Une assemblée générale entièrement virtuelle n'est autorisée que si les statuts de la société prévoient cette possibilité.

Les sociétés dont les statuts ne contiennent pas encore de disposition à cet effet doivent donc d'abord faire adopter une modification des statuts par l'assemblée générale.

2. Représentant indépendant chargé de l'exercice des droits de vote

Dans le cas d'une assemblée générale virtuelle, le conseil d'administration doit en principe désigner un mandataire indépendant dans la convocation.

Pour les sociétés cotées en bourse, cette disposition est obligatoire. Pour les sociétés non cotées, les statuts peuvent prévoir une dérogation, sous réserve du respect des conditions légales.

3. Les droits des actionnaires doivent être pleinement garantis

La disposition fondamentale régissant les modalités techniques est l'art. 701e CO.

Le conseil d'administration réglemente l'utilisation des moyens électroniques et doit veiller à ce que :

1. l'identité des participants est établie ;
2. les votes exprimés lors de l'assemblée générale soient retransmis en direct ;
3. chaque participant peut présenter des propositions et prendre part à la discussion ;
4. le résultat du vote ne puisse pas être faussé.

La tenue virtuelle de l'assemblée ne doit donc pas entraîner une restriction des droits de participation. La technologie doit au contraire permettre aux actionnaires d'exercer leurs droits en bonne et due forme, y compris par voie numérique.

L'article suivant offre en outre un bon aperçu du cadre juridique et de la mise en œuvre pratique : « Assemblée générale virtuelle : cadre juridique et guide pratique » de WEKA.

La plateforme technique s'inscrit dans le cadre de la gouvernance d'entreprise

La loi n'impose aucune technologie ni plateforme particulière. Pour l'entreprise, cette neutralité technologique ne signifie toutefois pas que la mise en œuvre technique puisse être conçue de manière arbitraire.

Au contraire : étant donné que des droits essentiels des actionnaires sont exercés par l'intermédiaire de la plateforme, le bon fonctionnement de celle-ci revêt une importance directe pour le bon déroulement de l'assemblée générale.

Une solution professionnelle devrait donc offrir des fonctionnalités nettement plus avancées qu'une visioconférence classique.

Du point de vue de l'entreprise, il convient notamment d'examiner les domaines suivants.

Identification sécurisée et contrôle d'accès

Seules les personnes autorisées peuvent avoir accès à l'assemblée générale et aux fonctions d'actionnaire correspondantes.

Pour cela, on peut par exemple utiliser des identifiants personnalisés, des codes d'activation individuels ou des procédures d'authentification supplémentaires.

La solution technique doit également tenir compte du fait que tous les participants ne disposent pas des mêmes droits. Ainsi, les actionnaires, les mandataires, les membres du conseil d'administration, l'organe de révision, le notaire, le représentant indépendant chargé du vote et les opérateurs techniques peuvent, par exemple, avoir besoin de rôles et d'autorisations différents.

Dans l'idéal, la vérification des droits s'effectue directement sur la base des données relatives aux actionnaires faisant foi pour l'assemblée générale.

Intégration avec le registre des actions

Dans le cas des sociétés émettant des actions nominatives, l'assemblée générale virtuelle ne doit pas être considérée indépendamment du registre des actions.

Avant l'assemblée générale, il faut que les points suivants soient clairement établis :

• qui est autorisé à participer ;
• le nombre d'actions ou de droits de vote que représente une personne ;
• quelles sont les procurations existantes ;
• quelles instructions ont déjà été données au mandataire indépendant ;
• comment sont traités les changements intervenant entre l'invitation et l'assemblée générale.

Une synchronisation fiable entre le registre des actions, le processus d'inscription et le système de gestion des assemblées générales permet de réduire les interventions manuelles et les sources d'erreurs qui en découlent.

Les votes électroniques doivent être transparents et fiables

Le vote électronique fait partie des fonctionnalités les plus essentielles d'une assemblée générale virtuelle.

Le système doit garantir que les actions donnant droit de vote soient correctement prises en compte et que le résultat du vote ne puisse pas être faussé.

Dans la pratique, les fonctions suivantes, entre autres, revêtent donc une grande importance :

• attribution claire des droits de vote ;
• prise en compte correcte des procurations et des relations de représentation ;
• le lancement et la clôture contrôlés d'un vote ;
• calcul immédiat du résultat ;
• une documentation claire et compréhensible du processus de coordination ;
• une présentation claire des résultats pour la présidence ;
• Protection contre le vote multiple ou non autorisé.

Il convient en outre de définir la manière dont seront gérées les modifications, les rectifications ou les situations exceptionnelles survenant au cours d'une assemblée générale.

Interventions, questions et amendements

Une assemblée générale virtuelle ne doit pas se résumer à une simple diffusion des présentations préparées.

L'article 701e du CO exige expressément que les participants puissent présenter des propositions et prendre part à la discussion.

La plateforme technique devrait donc prévoir une procédure claire pour les interventions, les questions et les motions.

En fonction du concept de l'événement, il est par exemple possible de combiner les options suivantes :

• questions écrites via la plateforme de l'assemblée générale ;
• inscription en ligne pour demander la parole ;
• Connexion en direct d'un actionnaire avec audio ou vidéo ;
• transmission structurée de la parole au président ;
• Enregistrement et traitement des contre-propositions spontanées.

Il convient notamment de simuler, avant l'assemblée générale, la gestion des motions spontanées, tant sur le plan organisationnel que technique.

L'équipe de modération doit savoir comment une proposition est enregistrée, examinée sur le plan juridique, intégrée dans le système de vote, puis soumise au vote.

Diffusion en direct et communication en temps réel

Une transmission stable de l'image et du son est essentielle pour une assemblée générale virtuelle. Il ne s'agit pas uniquement d'une qualité vidéo optimale.

Il est essentiel que la communication puisse avoir lieu immédiatement, conformément à l'article 701e du CO.

Les entreprises devraient donc notamment prêter attention aux points suivants :

• des capacités système suffisantes pour le nombre de participants prévu ;
• un temps de transmission aussi court que possible ;
• des connexions audio et vidéo stables ;
• Compatibilité avec les navigateurs et les appareils ;
• aucune installation superflue ni aucun obstacle technique pour les actionnaires ;
• le cas échéant, plusieurs canaux linguistiques ;
• Conception de l'interface utilisateur favorisant l'accessibilité.

Dans le cas d'un actionnariat international, une traduction simultanée ou des pistes audio parallèles peuvent également s'avérer nécessaires.

Sécurité informatique et protection des données

Une assemblée générale virtuelle traite diverses données sensibles relatives à l'entreprise et aux personnes. Outre les données de base des actionnaires, cela peut inclure les identifiants de connexion, les informations sur les participations, les procurations, les interventions et les informations relatives au vote.

La question de la sécurité de l'information doit donc être prise en compte dès la sélection du prestataire de services techniques.

Il convient notamment de vérifier :

• Emplacement des centres de données ;
• Chiffrement lors du transfert et du stockage des données ;
• Concepts d'accès et d'autorisation ;
• Authentification multifactorielle pour les comptes administratifs ;
• Protection contre les accès non autorisés et les cyberattaques ;
• Surveillance des systèmes pendant l'événement ;
• Enregistrement des activités liées à la sécurité ;
• Stratégies de sauvegarde et de restauration ;
• Relations avec les sous-traitants ;
• Stratégies de suppression et de conservation ;
• Respect de la loi suisse sur la protection des données.

En ce qui concerne les solutions de communication électroniques, le PFPDT recommande notamment la mise en place de mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées, le chiffrement ainsi qu'un examen minutieux du traitement des données et des prestataires utilisés.

C'est précisément pour les entreprises cotées en bourse que les fonctionnalités d'une plateforme ne devraient donc pas être le seul critère déterminant. La sécurité de l'information, la protection des données et la stabilité opérationnelle devraient faire partie intégrante de l'évaluation.

La redondance et la fiabilité sont particulièrement importantes

Lors d'une assemblée générale physique, un problème technique peut souvent être contourné grâce à des mesures d'organisation. En revanche, dans le cas d'une assemblée générale entièrement virtuelle, c'est l'infrastructure technique qui constitue la salle de réunion proprement dite.

Une panne peut donc avoir des conséquences bien plus graves.

L'article 701f du CO prévoit ce qui suit : si, au cours de l'assemblée générale, des problèmes techniques surviennent qui empêchent le bon déroulement de celle-ci, celle-ci doit être répétée. Les décisions déjà prises avant la survenance de ces problèmes techniques restent en principe valables.

Les entreprises devraient donc définir un plan concret de continuité des activités et de gestion des urgences pour l'assemblée générale.

Cela peut inclure :

• connexions Internet redondantes sur le site de production ;
• composants redondants de streaming et du système ;
• suivi technique continu ;
• niveaux d'escalade définis ;
• Systèmes de sauvegarde ;
• canaux de communication alternatifs ;
• Service d'assistance téléphonique pour les actionnaires ;
• des pouvoirs de décision clairement définis en cas de dysfonctionnements techniques.

Il est tout aussi important de faire la distinction entre un problème individuel concernant un participant en particulier et un dysfonctionnement systémique qui entrave le bon déroulement de l'assemblée générale.

La manière de gérer ce genre de situations devrait être définie au préalable avec les responsables juridiques.

Un essai détaillé est indispensable

Une AG virtuelle ne devrait pas être constituée au complet pour la première fois le jour même de la réunion.

Il est recommandé de procéder à un test complet de bout en bout avant l'assemblée générale.

Il convient d'impliquer autant que possible tous les acteurs concernés :

• Président du conseil d'administration ou présidence ;
• Conseil d'administration et direction ;
• Secrétariat général ou service juridique ;
• Relations avec les investisseurs ;
• représentant indépendant des actionnaires ;
• Organe de révision ;
• le cas échéant, un notaire ;
• Réalisation et production ;
• prestataire de services techniques pour les assemblées générales.

Au cours de la répétition, il ne faut pas se contenter de tester les séquences prévues.

Ce sont justement les situations exceptionnelles qui sont particulièrement précieuses :

Que se passe-t-il lorsqu'un vote doit être répété ?

Que se passe-t-il en cas de contre-proposition spontanée ?

Comment un actionnaire est-il mis en ligne en direct pour intervenir ?

Que se passe-t-il en cas de coupure de la connexion Internet ?

En cas d'incident technique, qui décide de l'interruption ou de la poursuite de l'assemblée générale ?

Un tel essai n'est donc pas seulement une répétition générale sur le plan technique, mais aussi un test de la gouvernance organisationnelle.

Ne pas oublier le point de vue des actionnaires

Une solution techniquement fiable ne peut être couronnée de succès que si elle est également facile à utiliser par les actionnaires.

L'ensemble du processus devrait donc être testé du point de vue d'un actionnaire, en commençant par l'invitation.

Combien d'étapes faut-il suivre pour participer à l'assemblée générale ? La procédure de connexion est-elle claire ? La plateforme fonctionne-t-elle sur tablette et smartphone ? La manière de voter ou de poser une question est-elle immédiatement évidente ?

Voici quelques exemples utiles :

• un petit guide technique joint à l'invitation ;
• des instructions claires, étape par étape ;
• des contrôles du système effectués dès que possible ;
• une possibilité d'assistance avant l'assemblée générale ;
• une assistance téléphonique ou une assistance en direct pendant l'événement ;
• une brève présentation des fonctionnalités au début de l'assemblée générale.

C'est justement lors d'une première édition virtuelle qu'un seuil d'accès technique aussi bas que possible peut considérablement accroître l'adhésion du public.

Que doit contenir la convocation ?

Même dans le cas d'une assemblée générale virtuelle, les exigences légales générales relatives à la convocation s'appliquent.

De plus, les actionnaires devraient pouvoir comprendre clairement comment fonctionne la participation électronique.

Outre les informations habituelles concernant l'assemblée générale, il est donc particulièrement utile de fournir des renseignements sur les points suivants :

• forme virtuelle de mise en œuvre ;
• Procédure d'inscription ;
• Accès à la plateforme ;
• Envoi ou activation des identifiants personnels ;
• exigences techniques minimales ;
• Procédures relatives aux votes et aux élections ;
• Possibilités de poser des questions, de présenter des motions et de prendre la parole ;
• Comment nous contacter en cas de problèmes techniques ;

Un guide technique détaillé peut venir compléter l'invitation proprement dite.

Prendre en compte les décisions particulières suffisamment tôt

Toutes les assemblées générales ne se composent pas exclusivement de points récurrents à l'ordre du jour.

Si, par exemple, des modifications des statuts, des opérations sur le capital ou d'autres opérations nécessitant un acte notarié public sont prévues, il convient de coordonner en temps utile la mise en œuvre virtuelle de ces opérations avec le notaire compétent.

Des procédures de vote inhabituelles, des points à l'ordre du jour controversés ou un nombre élevé de demandes de parole attendues peuvent également avoir une incidence sur l'organisation technique et logistique.

Il convient donc d'examiner l'agenda dès les premières phases du projet afin d'identifier d'éventuelles particularités.

Quels sont les avantages d'une AG virtuelle ?

Si elle est mise en œuvre de manière professionnelle, l'assemblée générale virtuelle peut présenter des avantages tant pour l'entreprise que pour les actionnaires.

Participation à distance

Les actionnaires peuvent participer quel que soit leur lieu de résidence. Cela permet notamment de réduire les frais de déplacement et les obstacles géographiques, en particulier lorsque l'actionnariat est international.

Moins d'infrastructures physiques

Il est parfois possible de se passer d'un grand lieu de réception, d'une disposition des sièges, de contrôles d'accès et de divers autres services liés aux infrastructures.

évolutivité

Même avec un actionnariat important, une plateforme numérique peut prendre en charge un grand nombre de participants potentiels sans qu'il soit nécessaire de mettre en place les infrastructures physiques correspondantes.

Processus numérisés

L'inscription, l'identification, les votes, les questions et les résultats peuvent être traités dans le cadre d'un processus numérique intégré.

De nouvelles possibilités pour la communication avec les actionnaires

Les informations, les présentations, les votes et les interactions peuvent être regroupés sur une seule et même plateforme. Cela offre la possibilité d'améliorer de manière plus ciblée l'expérience utilisateur des actionnaires.

« Virtuel » ne signifie pas forcément « plus simple »

L'assemblée générale virtuelle réduit certaines contraintes physiques, mais transfère en même temps une partie de la complexité vers la technologie.

Dans le cas d'un événement physique, l'organisation du lieu de l'événement est primordiale. Dans le cas d'une AG virtuelle, la plateforme, l'identification, les droits de vote électroniques, la communication en direct, la sécurité informatique et la résilience doivent notamment fonctionner ensemble de manière fiable.

C'est pourquoi le choix entre une organisation physique, hybride ou virtuelle ne devrait pas être dicté uniquement par les économies potentielles.

Parmi les éléments pertinents, on peut citer notamment :

• Structure et taille de l'actionnariat ;
• nombre de participants jusqu'à présent ;
• composition internationale ;
• nombre prévu d'interventions ;
• Exigences en matière de gouvernance d'entreprise ;
• infrastructure technique ;
• ressources internes ;
• l'expérience souhaitée pour les actionnaires.

Conclusion : envisager conjointement le droit, les processus et la technologie

Depuis 2023, l'assemblée générale virtuelle est une forme à part entière d'assemblée générale au sens du droit suisse des sociétés anonymes.

Pour les entreprises, cela offre la possibilité de numériser davantage l'assemblée générale et de permettre aux actionnaires d'y participer où qu'ils se trouvent. Parallèlement, cela entraîne de nouvelles exigences en matière d'infrastructure technique et d'organisation.

Ce qui est donc déterminant, ce n'est pas seulement de savoir si une assemblée générale peut se tenir en ligne, mais aussi dans quelle mesure l'ensemble du processus fonctionne de manière fiable.

Le registre des actions, l'identification des participants, les relations de représentation, la communication en direct, les votes électroniques, les droits des actionnaires, la sécurité informatique et la gestion des situations d'urgence doivent être considérés comme un processus cohérent.

En coordonnant ces différents aspects suffisamment tôt, en testant de manière approfondie les processus techniques et en définissant clairement les responsabilités, on crée les conditions nécessaires à la tenue d'une assemblée générale virtuelle sûre, efficace et facilement accessible aux actionnaires.

Assemblée générale virtuelle avec Devigus

Devigus accompagne les entreprises suisses dans la préparation et l'organisation d'assemblées générales, ainsi que dans la tenue du registre des actions. Pour ce faire, nous combinons les processus organisationnels d'une assemblée générale avec les systèmes techniques nécessaires et notre longue expérience dans l'organisation d'assemblées générales.

Vous envisagez d'organiser votre prochaine assemblée générale en ligne ou en mode hybride ? Nous serions ravis de vous présenter, lors d'un entretien sans engagement, les exigences organisationnelles et techniques qui s'appliquent à votre entreprise.

‍