Assemblée générale hybride

Réaliser une assemblée générale hybride sans heurts, en toute sécurité juridique et en toute flexibilité

Les assemblées générales hybrides offrent un maximum de flexibilité aux actionnaires, qui peuvent choisir d'y participer physiquement sur place ou confortablement par voie numérique. Cette combinaison représente toutefois un défi en termes d'organisation. Grâce à sa longue expertise, DEVIGUS veille à ce que tous les composants techniques et les processus organisationnels s'imbriquent parfaitement les uns dans les autres.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale hybride ?

La révision du droit des sociétés anonymes de 2023 a ancré juridiquement l'assemblée générale virtuelle - depuis lors, il est possible d'organiser des assemblées générales virtuelles en plus des assemblées générales physiques classiques. Une AG hybride combine les deux formes : Elle offre un ou plusieurs lieux de déroulement ainsi que la possibilité de participer en ligne.

La solution technique doit être en mesure de vérifier l'identité des participants sans aucun doute possible et de transmettre immédiatement leur vote et les résultats du vote. De plus, il faut garantir que tous les participants puissent faire des propositions et prendre part aux discussions.

Vos avantages lors d'une assemblée générale hybride avec DEVIGUS

• Authentification numérique des participants : grâce à notre guichet de vote en ligne entièrement intégré, les actionnaires peuvent facilement s'authentifier numériquement afin de participer à l'assemblée générale et de prendre la parole par écrit.
• Vote en direct et transmission des résultats sans latence : Les votes en présence et en ligne sont intégrés de manière transparente, ce qui permet un dépouillement et une évaluation immédiats des résultats.
• Sécurité juridique : l'ensemble de notre suite logicielle répond à toutes les exigences légales et réglementaires. Grâce à des processus certifiés et des protocoles signés, vous n'avez pas à vous soucier d'une éventuelle atteinte à votre réputation due à des décisions contestables, voire à des sanctions de la FINMA.
• Sécurité de l'information et protection des données : nous accordons une grande importance à la sécurité de l'information et sommes certifiés selon les normes ISO correspondantes ISO 27001, ISO 27017 et ISO 27018.
• Grande flexibilité : notre solution peut être adaptée sur mesure à vos besoins ainsi qu'à votre corporate design et peut être modulée pour des assemblées générales de toutes tailles. Peu importe que vous attendiez quelques dizaines ou milliers de participants. Si nécessaire, toutes les interventions sont traduites simultanément en allemand, anglais et français.

Caractéristiques clés d'une assemblée générale hybride avec DEVIGUS

Ces qualités caractérisent les assemblées générales hybrides que nous organisons :

Gestion complète des participants

Les actionnaires peuvent s'inscrire de manière flexible pour une participation sur place ou pour une retransmission virtuelle de l'AG - et adapter sans problème leur forme de participation jusqu'à peu avant le début de l'événement. L'authentification sécurisée des participants en ligne est assurée par notre guichet de vote en ligne.

Retransmissions en direct de haute qualité

Une configuration multi-caméras garantit une qualité d'image professionnelle, tandis que le sous-titrage en temps réel et les traductions simultanées permettent à vos actionnaires de suivre l'événement de manière optimale. La technologie Adaptive Streaming assure à cet égard une représentation et une qualité d'image optimales sur tous les terminaux.

Possibilités de participation interactive

Les participants en ligne peuvent soumettre des questions et des interventions par texte et ainsi demander des informations ciblées et prendre part au débat, même à distance. De plus, l'intégration de contributions audio ou vidéo en direct d'actionnaires connectés à distance et une gestion modérée des questions-réponses sont possibles et garantissent une participation équitable de tous les participants.

Votes synchronisés

Les participants sur place et en ligne votent en même temps. Les votes sont enregistrés en temps réel, puis immédiatement évalués et présentés. Ainsi, la participation équitable de tous les actionnaires est garantie, indépendamment de leur emplacement.

Documentation complète

Toutes les interventions et les votes, les enregistrements vidéo et les interactions en ligne sont automatiquement consignés et archivés par notre logiciel. Vous obtenez ainsi pour chaque assemblée générale un procès-verbal d'assemblée conforme à la loi, sans effort supplémentaire pour votre équipe.

Possibilités d'analyse avancées

Créez exactement les évaluations dont vous avez besoin. Des évaluations détaillées du comportement de participation des actionnaires aux analyses comparatives du comportement de vote selon le mode de participation, par exemple des évaluations statistiques sur les différences entre les actionnaires participant physiquement et virtuellement lors de votes critiques, en passant par des rapports complets pour le conseil d'administration et le conseil de surveillance avec des tableaux de bord personnalisables, des analyses de tendances et des recommandations d'action générées automatiquement.

L'intégration de nos logiciels de registre des actions AREGIS et GVMANAGER pour les assemblées physiques permet un échange de données sans faille et une vue consolidée de toutes les données relatives aux actionnaires.

Comment fonctionne la réalisation d'une AG hybride avec DEVIGUS, étape par étape ?

1. Préparation : nos experts mettent en place l'infrastructure hybride et la gestion des participants.
2. Gestion des accès : grâce à nos solutions logicielles telles que GVMANAGER et le guichet des votants en ligne, vous garantissez l'authentification de tous les participants - sur place et numériquement.
3. Retransmission en direct : Une configuration audio et vidéo de haute qualité et des solutions de streaming modernes assurent une transmission professionnelle de l'événement aux participants en ligne.
4. Participation interactive : tous les participants peuvent facilement prendre la parole ou poser des questions pendant l'événement, oralement ou par écrit. Indépendamment du fait qu'ils soient présents sur place ou numériquement.
5. Les votes ont lieu à la même heure : Tous les actionnaires votent en même temps. Les votes sont dépouillés sans délai, de sorte que les résultats sont disponibles immédiatement.
6. Suivi : le logiciel génère automatiquement une documentation complète et une évaluation de la réunion hybride.

Assurez la conformité et la protection des données lors d'une AG hybride avec Devigus

Nos solutions vous garantissent le respect de toutes les exigences réglementaires lors de la tenue d'une assemblée générale hybride.

Sécurité juridique et respect de toutes les dispositions légales

Nous nous engageons à ce que la tenue de votre AG hybride respecte toutes les exigences légales du droit suisse des sociétés anonymes et les meilleures pratiques internationales. Nos processus et systèmes sont régulièrement contrôlés par une équipe spécialisée d'experts juridiques et adaptés aux nouveaux développements en matière de réglementation des assemblées générales virtuelles et hybrides.

Une protection des données et une sécurité informatique solides

Toutes les transmissions de données de nos solutions logicielles sont sécurisées par un cryptage de bout en bout, de sorte que les informations sensibles ne peuvent pas être interceptées ou décryptées lors de leur transfert de l'expéditeur au destinataire. Des contrôles d'accès stricts et une authentification à deux facteurs empêchent en outre les personnes non autorisées d'accéder à des systèmes critiques ou à des données confidentielles. Grâce à des tests d'intrusion réguliers et à des audits de sécurité complets réalisés par des fournisseurs tiers indépendants, nous identifions et éliminons à temps les points faibles potentiels.

Intégrité maximale des résultats de vote

Des procédures complexes garantissent une vérification fiable de l'identité de tous les participants ainsi qu'une saisie infalsifiable et un enregistrement à long terme des votes et des interventions. Des processus transparents permettent en outre une vérification indépendante de tous les résultats de l'assemblée.

Assemblée générale physique

Vous planifiez votre prochaine AG entièrement sur place ? GVMANAGER simplifie l'organisation d'une assemblée générale juridiquement sûre et répondant à toutes les exigences réglementaires. Profitez de notre savoir-faire et de notre expérience. En savoir plus.

Assemblée générale virtuelle

L'organisation d'une AG 100 % numérique est exigeante. Grâce à nos solutions logicielles, vous pouvez être sûr que tous les actionnaires peuvent participer et que les résultats des votes sont juridiquement sûrs. En savoir plus.

Questions fréquentes sur l'organisation d'assemblées générales hybrides avec Devigus

Pourquoi Devigus est-il le partenaire idéal pour organiser une assemblée générale hybride ?

Depuis plus de 20 ans, nous aidons les entreprises de toutes tailles à organiser des assemblées générales, qu'elles soient physiques, virtuelles ou hybrides, et nous adaptons régulièrement nos solutions à l'évolution du cadre juridique et technologique. Nous avons ainsi pu organiser la première démonstration hybride en direct d'une assemblée générale en Suisse.

Notre équipe interdisciplinaire est complétée, si nécessaire, par des juristes et des gestionnaires d'événements externes, de sorte que nous pouvons assister votre entreprise à chaque étape de l'organisation de l'AG et garantir une qualité et une sécurité juridique maximales.

De combien de temps Devigus a-t-il besoin pour organiser une assemblée générale hybride ?

Douze semaines de préparation sont nécessaires pour assurer le bon déroulement de l'assemblée générale. Si vous utilisez déjà notre logiciel de gestion des actionnaires AREGIS, le temps de préparation peut être réduit à 6 - 8 semaines.

L'assemblée générale peut-elle être organisée de manière purement physique ou virtuelle ?

L'assemblée générale peut-elle également être organisée de manière purement physique ou virtuelle ? Oui, notre plateforme flexible permet d'organiser efficacement et en toute sécurité juridique des assemblées générales physiques ou purement virtuelles.

Comment se déroule l'assistance technique le jour de l'assemblée générale ?

Une équipe de Devigus est présente sur place avant et pendant toute la durée de l'assemblée générale. Nous nous chargeons de l'installation et de la configuration de notre solution, du contrôle des accès et veillons ainsi au bon déroulement de l'événement. Grâce à des centres de données redondants en Suisse et à un système de streaming de secours, nous garantissons à tout moment la sécurité de la transmission des données. Pour toute question urgente, vous pouvez également nous joindre 24 heures sur 24 via notre hotline d'assistance.