Votaris

Votaris – Plateforme de gestion du conseil d'administration basée sur l'IA

La préparation et le suivi des réunions du conseil d'administration, la gestion des décisions et la recherche d'informations pertinentes issues des réunions précédentes prennent beaucoup de temps aux membres du conseil d'administration et aux secrétaires généraux. Souvent, les procès-verbaux, les documents et les tâches sont dispersés dans différents systèmes, ce qui empêche d'avoir une vue d'ensemble.

Avec Votaris, nous proposons une plateforme basée sur l'IA qui réunit la gestion des réunions, la gestion des documents, la prise de décision et le suivi des tâches au sein d'une solution unique. Une interface IA conversationnelle remplace le tableau de bord classique : posez des questions, obtenez des réponses précises et prenez directement des mesures, le tout sur la base des données propres à votre conseil d'administration.

Votaris est entièrement développé et exploité en Suisse. Toutes les données sont stockées en Suisse.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur votaris.ai

Vos avantages avec Votaris

• Recherche d'informations assistée par l'IA : posez des questions sur l'ensemble des données de votre conseil d'administration – procès-verbaux, documents, tâches et décisions – et obtenez des réponses précises, étayées par des sources. Finies les recherches fastidieuses dans les dossiers et les fichiers.
• Gestion efficace des réunions : ordres du jour structurés, votes, procès-verbaux avec signature électronique et propositions d'ordre du jour générées par l'IA – le tout en un seul endroit, avec exportation au format PDF ou DOCX en un clic.
• Gestion intelligente des documents : téléchargez les documents du conseil d'administration et laissez l'IA tout indexer automatiquement. Effectuez des recherches sémantiques dans l'ensemble de votre bibliothèque de documents, grâce à une structure de dossiers intégrée et au contrôle des versions.
• Prise de décision asynchrone : élaborez des résolutions par voie de circulation avec un processus de vote structuré, fixez des délais et suivez l'état d'avancement des validations, afin que votre conseil d'administration puisse prendre des décisions même entre les réunions.
• Suivi complet des tâches : attribuez des tâches aux membres du conseil d'administration, fixez des délais, associez les tâches aux réunions et suivez leur avancement – pour que rien ne soit oublié entre deux réunions.

Fonctionnalités principales de Votaris

Assistant IA

L'assistant IA intégré analyse l'ensemble des données du conseil d'administration – procès-verbaux, documents, tâches et décisions – et fournit des réponses précises avec un lien direct vers les sources d'origine. Au lieu de parcourir des dossiers, il vous suffit de poser une question en langage naturel.

Gestion des sessions

De l'élaboration de l'ordre du jour à la rédaction du procès-verbal avec signature électronique, en passant par la conduite des votes : Votaris couvre l'ensemble du cycle de réunion. Les propositions d'ordre du jour générées par l'IA et l'exportation au format PDF ou DOCX en un clic accélèrent considérablement la préparation et le suivi.

Intelligence documentaire

Les documents téléchargés sur la plateforme sont automatiquement indexés par l'IA et peuvent faire l'objet d'une recherche sémantique. La structure de dossiers intégrée et le contrôle des versions garantissent que tous les membres peuvent accéder à tout moment aux documents les plus récents.

décisions prises par voie de circulation

Pour les décisions à prendre entre les réunions ordinaires, rédigez des résolutions par voie de circulation avec un processus de vote structuré. Fixez des délais, suivez l'état d'avancement des validations et consignez les résultats de manière conforme aux exigences d'audit.

Gestion des tâches

Attribuez des tâches directement depuis les réunions, fixez des délais et associez-les aux points pertinents de l'ordre du jour. Ainsi, toutes les personnes concernées gardent une vue d'ensemble des tâches en cours et de leur avancement.

Sécurité et conformité

Stockage des données en Suisse

Votaris est entièrement développé et exploité en Suisse. Toutes les données de l'application sont stockées exclusivement en Suisse, sur une infrastructure de niveau entreprise conçue pour les secteurs réglementés.

Chiffrement de bout en bout

Toutes les données sont chiffrées à l'aide du protocole TLS 1.3 lors de leur transmission et à l'aide de l'algorithme AES-256 lors de leur stockage. Ainsi, les informations sensibles du conseil d'administration sont protégées de manière optimale à tout moment.

Conformité réglementaire

Votaris est entièrement conforme à la loi suisse sur la protection des données (LPD) et au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE. Son architecture de sécurité est conçue pour les secteurs réglementés et est compatible avec les exigences de la FINMA.

À qui s'adresse Votaris ?

Votaris s'adresse aux membres de conseils d'administration et aux secrétaires généraux qui souhaitent rendre la gouvernance de leur conseil d'administration plus efficace, plus facile à consulter et plus sûre. La plateforme convient aux entreprises de toutes tailles, des PME en pleine croissance aux groupes cotés en bourse.

Foire aux questions sur Votaris

En quoi Votaris se distingue-t-il des portails de conseil d'administration classiques ?

Contrairement aux portails de conseil d'administration classiques, Votaris mise sur une interface conversationnelle basée sur l'IA. Au lieu de naviguer dans des menus et des dossiers, vous posez des questions en langage naturel et obtenez des réponses fondées sur les sources. Cela permet de gagner du temps et rend les informations du conseil d'administration nettement plus accessibles.

Mes données sont-elles en sécurité ?

Oui. Toutes les données sont exclusivement stockées en Suisse, cryptées à l'aide des protocoles TLS 1.3 et AES-256, et gérées sur une infrastructure conçue pour les secteurs réglementés. Votaris est conforme à la LPD suisse et au RGPD.

En combien de temps puis-je mettre en place Votaris ?

La plateforme est disponible immédiatement sous forme de service cloud. Une fois la configuration initiale effectuée et vos documents de conseil d'administration existants téléchargés, vous pouvez être opérationnel en très peu de temps.

Puis-je utiliser Votaris en combinaison avec les solutions Devigus pour les assemblées générales ?

Oui. Votaris complète idéalement notre offre actuelle de services aux actionnaires. Associé à notre service de tenue du registre des actions et à nos solutions pour les assemblées générales, il vous offre une solution de gouvernance complète, fournie par un seul et même prestataire.